كيفية كتابة التقرير

كيفية كتابة التقرير

في مجال الأعمال التجارية أو الدراسية، عند مواجهة طلب “تقرير” إلى أحد كبار المديرين، يعاني الكثير من الناس من معرفة ما يكتبونه.

غالبًا ما ينشأ الارتباك حول أسلوب الكتابة وما يجب تضمينه واللغة المستخدمة وطول المستند وعوامل أخرى.

تهدف هذه الصفحة إلى فصل بعض هذه العناصر، وتزويدك ببعض النصائح المصممة لمساعدتك في كتابة تقرير جيد.

ما هو التقرير؟

في الأوساط الأكاديمية، يوجد بعض التداخل بين التقارير والمقالات، ويتم استخدام الكلمتين أحيانًا بالتبادل، ولكن من المرجح أن تكون هناك حاجة إلى التقارير للأعمال التجارية والموضوعات العلمية والتقنية وفي مكان العمل.

التقرير مستند قصير وموجز يتم كتابته لغرض معين وجمهور معين. يحدد عامة أو يقوم بتحليل المواقف أو المشاكل، وفي بعض الأحيان يقوم بتقديم توصيات من اجل العمل المستقبلي.

إذا كنت تكتب تقريرًا في مكان العمل، فتحقق مما إذا كانت هناك أي إرشادات أو هيكل قياسي تحتاج إلى استخدامه.

على سبيل المثال، لدى العديد من الإدارات الحكومية في المملكة المتحدة هياكل موجزة لتقارير الوزراء التي يجب اتباعها بدقة.

الأقسام والترقيم

تحتوي معالجات النصوص الحديثة على ميزات لإضافة جداول المحتويات وأرقام الصفحات بالإضافة إلى العناوين ذات الأنماط؛ يجب أن تستفيد من هذه حيث يتم تحديثها تلقائيًا أثناء تعديل تقريرك أو نقل الأقسام أو إضافتها أو حذفها.

كتابة التقارير

بادئ ذي بدء، ضع في اعتبارك الملخص الخاص بك بعناية شديدة وتأكد من أنك واضح من هو التقرير (إذا كنت طالبًا، فلن يقتصر الأمر على مدرسك فحسب، بل لمن يُفترض أن تكتب له)، ولماذا تكتب بالإضافة إلى ما تريد أن يفعله القارئ في نهاية القراءة: اتخاذ قرار أو الموافقة على توصية، ربما.

هيكل التقرير

مثل المحتوى الدقيق، تختلف متطلبات البنية، لذا تحقق مما هو مبين في أي إرشادات.

ملخص تنفيذي

تذكر أن الملخص التنفيذي مصمم لإعطاء “المديرين التنفيذيين” ملخصًا سريعًا لمحتويات التقرير.

مقدمة

تحدد المقدمة ما تخطط لقوله وتوفر ملخصًا موجزًا ​​للمشكلة قيد المناقشة. يجب أيضًا أن يتطرق بإيجاز إلى استنتاجاتك.

تقرير الهيئة الرئيسية

يجب هيكلة النص الأساسي للتقرير بعناية بطريقة تقود القارئ إلى حل المشكلة.

أسلوب الكتابة

عند كتابة تقرير، يجب أن يكون هدفك أن تكون واضحًا تمامًا. وفوق كل شيء، يجب أن يكون من السهل قراءته وفهمه، حتى بالنسبة لشخص لديه معرفة قليلة بمجال الموضوع.

لذلك يجب أن تهدف إلى نص واضح ودقيق، باستخدام كلمات إنجليزية بسيطة، وكلمات أقصر بدلاً من طويلة، مع جمل قصيرة.

يجب عليك أيضًا تجنب المصطلحات. إذا كان عليك استخدام لغة متخصصة، فيجب عليك شرح كل كلمة أثناء استخدامها. إذا وجدت أنه كان عليك شرح أكثر من خمس كلمات، فمن المحتمل أنك تستخدم الكثير من المصطلحات وتحتاج إلى استبدال بعضها بكلمات أبسط.

تحذير نهائي

كما هو الحال مع أي مهمة أكاديمية أو قطعة كتابية رسمية، سيستفيد عملك من قراءته مرة أخرى وتحريره بلا رحمة من أجل المعنى والأسلوب.

انتبه بشكل خاص لما إذا كانت جميع المعلومات التي قمت بتضمينها ذات صلة. تذكر أيضًا أن تتحقق من الأزمنة، والشخص الذي كتبته، والقواعد والهجاء.

بالنسبة إلى مهمة أكاديمية، تأكد من أنك أشرت بشكل كامل وصحيح. كما هو الحال دائمًا، تحقق من أنك لم تقم بسرقة أو نسخ أي شيء عن غير قصد أو عن عمد دون الإقرار بذلك.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

error:
انتقل إلى أعلى